Maakuntahallitus
Pöytäkirja 20.05.2024/Pykälä 86

Maakuntahallitus 20.05.2024 § 86  

4/04.01.00/2022  

Valmistelija Susanna Kaskinen

 puh. +358 682 5819

 olli.seppanen@ekarjala.fi

Etelä-Karjalan liitto aloitti 1.1.2022 uuden Dynasty 10 -asianhallintajärjestelmän ja uuden tehtäväluokituksen käytön. Vuoden 2022 alusta lukien määräajan säilytettävät asiakirjat on säilytetty sähköisesti Dynasty 10 -järjestelmässä.

Sähköisen asianhallintajärjestelmän käyttöönotto edellytti ajan tasalla olevaa tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS), joka ohjaa arkistonmuodostajan tehtävien hoidon tuloksena syntyvien asiakirjojen käsittelyä, rekisteröintiä ja säilyttämistä. Tiedonohjaussuunnitelman tulee olla ajantasainen ja pysyvä kuvaus organisaation hoitamista tehtävistä, niiden käsittelyvaiheista ja käsittelyvaiheiden yhteydessä kertyvistä asiakirjatiedoista sekä näiden käsittelystä.

Tiedonohjaussuunnitelma on samalla arkistonmuodostussuunnitelma. Arkistonmuodostamiseen tarvittavat, toimintaprosessien yhteydessä syntyvien asiakirjojen metatiedot säilytysaikoineen on tallennettu tiedonohjaussuunnitelman taustalla toimivaan tiedonohjausjärjestelmään.

Tiedonohjaussuunnitelmaa pidetään ajan tasalla seuraamalla tehtävissä ja toimintaprosesseissa sekä työmenetelmissä tapahtuvaa kehitystä ja merkitsemällä suunnitelmaan niihin liittyvien tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä sekä arkistonmuodostuksessa tapahtuneet muutokset.  Alkuvuonna 2024 on käyty kokonaan lävitse tiedonohjaussuunnitelmassa olevat tehtävät, käsittelyvaiheet, asiakirjatyypit ja asiakirjojen säilytysajat tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositusten pohjalta.

Tiedonohjaussuunnitelman tehtäväluokitukseen tehdyt muutokset on koottu esityslistan liitteenä 2 olevaan taulukkoon. Esityslistan liitteenä 1 on 1.6.2024 käyttöön otettava tehtäväluokitus.

Hallintosäännön 39 §:n mukaan maakuntahallitus päättää tiedonohjaussuunnitelman yleisistä periaatteista

(sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta).

Vahvistaminen käyttöön ehdotetaan delegoitavaksi hallinto- ja kehittämisjohtajalle, koska tiedonohjaussuunnitelmaan tehtäneen jatkossa yksittäisiä muutoksia verrattain usein (muutokset asiakirjallisen tiedon käsittelyvaiheisiin, asiakirjatyyppeihin tai säilytysaikoihin ) Etelä-Karjalan liiton toiminnan tarpeiden mukaan.

Päätösehdotus Maakuntahallitus vahvistaa liitteen 1 mukaisesti Etelä-Karjalan liiton tiedonohjaussuunnitelman tehtäväluokat. 

Maakuntahallitus delegoi tiedonohjaussuunnitelman vahvistamisen hallinto- ja kehittämisjohtajalle.

Päätös Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti.