Maakuntahallitus
Pöytäkirja 17.06.2024/Pykälä 102

Maakuntahallitus 17.06.2024 § 102  

44/05.00.02/2024  

Valmistelija Pasi Sormunen

 puh. +358 40 667 3958 

 pasi.sormunen@sefrcbc.fi

  South-East Finland – Russia CBC 2014-2020 ohjelmatyön ja hallintoviranomaisen tehtävistä sekä hanketoiminnasta syntyneiden asiakirjojen arkistoinnista on annettu Kansallisarkiston seulontapäätös 15.3.2017 AL/13027/07.01.01.03.01/2016. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat ovat

• Ohjelmatyön käynnistyminen
  • viranomaisneuvottelujen muistiot ja pöytäkirjat, alueen tilanneanalyysit, kehittämisohjelmat ja taustaselvitykset alueittain/maittain
  • hallintoviranomaisen roolissa toimivan liiton ja komission/ministeriön väliseen kirjeenvaihtoon ja päätöksentekoon liittyvät asiakirjat
  • hallintoviranomaisen sopimukset ja niiden muutokset
  • hallintoviranomaisen/liiton järjestämät ohjelmien valmistelua koskevat viranomaisneuvottelujen muistiot ja pöytäkirjat

• Ohjelmien toteuttaminen hallintoviranomaisena
  • kaikki asiakirjat

• Todentamisviranomaisen tehtävät
  • kaikki asiakirjat

• Tarkastusviranomaisen tehtävät
  • kaikki asiakirjat

 Ulkorajaohjelmien hallinnointiin käytettävän PROMAS-tietojärjestelmän tiedot sekä sisärajaohjelmien hallinnointiin käytettävän eMS tietojärjestelmän tiedot määrätään pysyvään säilytykseen yksinomaan sähköisessä muodossa niin pitkältä ajalta kuin niitä on olemassa sähköisinä. Vastaavat paperiasiakirjat voidaan säilyttää määräajan (ehdotus: 31.12.2030 asti), mikäli sama tieto on käytettävissä sähköisessä muodossa.

 Ohjelmatyön ja hallintoviranomaisen tehtävistä syntynyt paperiarkisto säilytetään rahoitusohjelman säännöissä (Commission Implementing Regulation (EU) no 897/2014, article 70) määrätyn ajan (5 vuotta viimeisestä maksuerästä), jonka jälkeen se tuhotaan.

 Etelä-Karjalan liitto/CBC ohjelma on pyytänyt kustannusarvion Meita Oy:ltä Kaakkois-Suomi – Venäjä CBC 2014-2020 -ohjelman Promas-järjestelmän sekä ohjelmahallinnon asiakirjojen sähköisestä arkistointipalvelusta ja sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta.

 Kustannusarvio X-Archiven käyttöönottoprojektille:

• Virtuaaliarkisto Twodayn totetuttamana n.4 htp
• Meitan asiantuntijatyö n.2 htp
• Projektinhallinta n.3 htp
• Migraatiot

• Promas-migraatio n. 5 htp. Ehtona, että migraatiotava aineisto on muodossa xml metatiedosto.             

• Sharepoint levynkulmamigraatio n. 5 htp. Ehtona, että metatiedot voidaan lukea tiedoston nimestä ja optiona hakemistopolusta. Hakemistopolulla tulee olla vakiosyvyys, jos siitä poimitaan tietoja.

 Projektin kustannusarvio yhteensä n. 13 747,50 € (alv 0%) Jatkuvan palvelun hinta on 1 170 € / kk (alv 0%)

 Hankinnasta tehdään tarvittaessa erillinen sopimus (tilaus) palvelun toimittajalle.

 Hankinta voidaan tehdä sidosyksikköhankintana.  Arkistoinnin käyttöönoton kustannuksia on vertailtu muiden Suomen CBC-ohjelmien vastaaviin ja todettu, ettei merkittävää eroa heidän toteuttamiinsa käyttöönottoratkaisuihin ole. Jatkuvan palvelun hinta sisältää 17 käyttäjälisenssiä, joka on tällä hetkellä tarpeeseen nähden hieman ylimitoitettu, mutta Etelä-Karjalan liiton mahdollisten myöhempien arkistointitarpeiden käyttöönoton myötä määrä ja hinta kohtuullistuu.

Päätösehdotus Hankitaan X-archive arkistointipalvelu Meita Oy:ltä saadun kustannusarvion mukaisesti.

Päätös Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti.