Maakuntahallitus
Pöytäkirja 19.06.2023/Pykälä 96

Maakuntahallitus 19.06.2023 § 96  

64/04.01.00/2023  

Valmistelija Susanna Kaskinen

 puh. +358 40 6825 819

 susanna.kaskinen@ekarjala.fi

 Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2020, myöh. tiedonhallintalaki) tuli voimaan 1.1.2020. Lain tarkoituksena on varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi. Lisäksi lain tarkoituksena on tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen, jotta viranomainen voi hoitaa tehtävänsä ja tarjota palvelunsa hallinnon asiakkaille hyvää hallintoa noudattaen tuloksellisesti ja laadukkaasti. Sääntelyn tarkoituksena on myös edistää tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuutta.

 Tiedonhallintalain mukaan tiedonhallintayksikössä on ylläpidettävä sen toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia. Tiedonhallintamallia ylläpidetään palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojen keruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.

 Tiedonhallintamallissa on kuvattava tiedonhallintayksikön toimintaprosessien, niitä toteuttavien tietojärjestelmien sekä niissä käsiteltävien tietovarantojen muodostama kokonaisuus ja näiden suhteet toisiinsa. Tiedonhallintamallista tulisi ilmetä, mitä toimintaprosesseja tiedonhallintayksikössä on, millä tietojärjestelmillä toimintaprosesseissa muodostuvia asiakirjoja ja muita vastaavia tietoja käsitellään sekä mihin tietovarantoihin asiakirjat kuuluvat.

 Etelä-Karjalan liiton tiedonhallintamallia työstettiin Tiedonhallintalain vaikutukset -hankkeessa vuoden 2020 aikana. Luotua ensimmäistä tiedonhallintamallin versiota on sen jälkeen täydennetty ja päivitetty useilta osin sen jälkeen, kun Etelä-Karjalan liiton tehtäväluokitusta ja tiedonohjaussuunnitelmaa muutettiin vuoden 2022 alussa käyttöön otettua uutta asianhallintajärjestelmää varten. Päivitetyn tiedonhallintamallin laadinnassa on käytetty perustana nykyistä tehtäväluokitusta ja tiedonhallintalautakunnan mallipohjaa.

 Tiedonhallintamallin kuvauksia tarkennetaan, jos tietovarantojen, toimintaprosessien, tietojärjestelmien, tietoaineistojen, asiakirjojen säilyttämisen, tietoturvan jne. perusteet muuttuvat tai kuvaukset vaativat muuten tarkennuksia tai täydennyksiä.

Päätösehdotus Maakuntahallitus hyväksyy Etelä-Karjalan liiton tiedonhallintamallin.

Tiedonhallintamallin täydennysten hyväksyminen delegoidaan hallinto- ja kehittämisjohtajalle. Merkittävät muutokset tiedonhallintamalliin tuodaan maakuntahallituksen päätettäväksi.

Päätös Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti.