Maakuntahallitus
Pöytäkirja 24.01.2022/Pykälä 12

Maakuntahallitus 24.01.2022 § 12  

8/00.01.01/2022  

Valmistelija Susanna Kaskinen

 puh. +358 40 682 5819

 susanna.kaskinen@ekarjala.fi

Uuteen sähköiseen asianhallintajärjestelmään siirtyminen edellyttää asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeiden päivittämistä. Toimintaohjeet sisältävät arkistotoimen ja asiakirjahallinnon merkitystä, järjestämistä, organisointia, vastuita ja tehtäviä koskevat yleiset asiat. Asiakirjahallinnossa tulee toimintaohjeiden lisäksi noudattaa arkistolakia, tiedonhallinta- ja julkisuuslainsäädäntöä, tietosuoja-asetusta ja -lakia, muita erityislakeja, hallintosääntöä, arkistolaitoksen ohjeita ja määräyksiä sekä muita kuntayhtymän arkiston hoitoon liittyviä ohjeita ja päätöksiä.

Asiakirjahallinnon toimintaohjeessa on määritelty hallintosäännön 40 §:n mukaisesti asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät. Asiakirjahallintoa johtava viranhaltija on hallinto- ja kehittämisjohtaja, joka johtaa maakuntahallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja vastaa pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista sekä vastaa

1. maakuntahallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntööpanosta
2. ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana viraston tiedonhallintaa
3. hyväksyy tiedonkäsittelyn, säilytyksen ja arkistoinnin ohjeistuksen
4. vastaa keskusarkistosta
5. laatii asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti sekä
6. huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta.

 Arkistotoimen toimintaohje on laadittu omana asiakirjanaan selvyyden vuoksi. Toimintaohjeessa käsitellään menettelytavat arkistointiin, asiakirjojen käsittelyyn ja hävittämiseen sekä suojeluun poikkeustilanteissa. Lisäksi ohjeessa käsitellään arkistotilojen vaatimuksia.

Päätösehdotus Maakuntahallitus hyväksyy Etelä-Karjalan liiton asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeet, jotka kumoavat aiemman arkistohallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen.

Päätös Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti.